賃貸物件の郵便物転送手続きは？便利なサービスと注意点をご紹介

留守中に郵便物が届いて受け取る余裕がなく、どうしたらいいのか、困っていませんか？

例えば、転勤や長期出張中など、賃貸物件に住む多忙なビジネスパーソンにとって、郵便物の受け取りや整理は手間がかかり、業務に支障をきたしてしまったなんてことがあるかと思います。

そこで本記事では、郵便物転送手続きの仕組みに加えて、手続き時の注意点と転送以外の郵便物を管理する方法についてご紹介します。

郵便物転送サービスの仕組みについて

家を不在にすることが多い方にとって、郵便物管理のために利用できるサービスがあります。

まず挙げられるのが、転居届（転居・転送サービス）で、日本郵便に申請するだけで、旧住所あての手紙やはがき、ゆうパック、ゆうメールなどを届出日から１年間、無料で新住所へ転送してくれる制度です。

住民票を移せない単身赴任や長期出張、家族の一部だけが先に引っ越すケースでも利用でき、多忙なビジネスパーソンには欠かせない仕組みと言えるでしょう。

そして、期間満了になると郵便物は差出人へ返送されますが、再度届出を提出すれば延長できるため、覚えておきましょう。

具体的な申請方法は4つあり、郵便局窓口での手続き、ポスト投函、インターネットで申請できる「ｅ転居」、そして郵便局アプリからの申請が選べます。

窓口ではその場で本人確認が完了し控えも受け取れるため、初めてでも安心です。

ポスト投函は用紙を記入して投函するだけなので、窓口に行く時間が取れない場合に便利ですが、記入漏れによる再提出のリスクに注意が必要です。

ｅ転居とアプリは二十四時間手続きでき、ゆうびんＩＤとスマートフォンでの本人確認を行えばオンラインで完結します。

いずれの場合も受理後3〜7営業日ほどで転送が始まるため、家を長く不在にする予定が決まりしだい早めに申請すると安心です。

届出日がそのまま有効期間の起算日になるため、引越し直前に手続きすると一年間を最大限に活用できます。

ただし、「転送不要」「転送不可」と明記されたクレジットカードやキャッシュカード、パスポート、税金や保険の通知書などは転送対象外です。

また、ヤマト運輸や佐川急便など民間宅配便の荷物、一部の国際郵便も転送されないので、注意が必要です。

これらは発送元に住所変更を依頼するか、各社の転送サービスを利用してください。

ｅ転居を利用する場合は、受付番号やマイページで手続き状況を確認し、記入漏れや本人確認の不備を早期に修正しましょう。

手続き時におさえておきたい注意点

転居届を提出する際は、いくつかの注意点をおさえておくと手続きがスムーズに進みます。

まず、有効期間は届出日から一年間であり、転送開始希望日からではありません。

早めに申請し過ぎると実際に転送してほしい時期より前から期間のカウントが始まり、結果として有効期間が短くなる恐れがあります。

そのため、出発直前か入居直前のタイミングで届け出て、期間を無駄なく使い切るようにしましょう。

次に、本人確認書類の準備が必要です。

窓口では運転免許証やマイナンバーカードなどの提示が求められ、ｅ転居やアプリではこれらを撮影したうえでスマートフォンの顔認証を用いるなど、オンライン特有の手順を踏むことになります。

本人確認が完了しないと登録が先に進まないため、書類やアプリの操作方法を前もって確認しておくと安心です。

登録から転送開始までには3〜7営業日かかるため、余裕を持ったスケジュールで手続きすることが大切です。

この期間中に重要な郵便物が到着する可能性がある場合は、旧住所を管理している家族や管理会社に状況を共有し、万一に備えておくとトラブルを防げます。

また、転送先は原則として転居者本人が実際に居住する住所である必要があります。

本人が住んでいない親族宅への転送は原則認められていないため、実際に暮らす場所を正しく指定してください。

旧住所・新住所・転居者情報は一字でも誤りがあると登録が遅れる場合があるので、記入内容を丁寧に確認しましょう。

最後に、転送期間の途中解除や短縮はできないという点にも注意してください。

もし転送期間中に再び引っ越すことになった場合は、新しい住所で改めて転居届を提出する必要があります。

必要に応じて日本郵便の担当者が現地を訪問する、または旧住所あてに確認書を送付して転居の事実を確認する場合もありますので、提出後は自宅ポストや連絡先をこまめにチェックしましょう。

転送以外の郵便物管理術

転送サービスだけでは対応しきれない場面があるため、本項では、転送以外の郵便物管理方法を紹介します。

まず注目すべきは、レンタル郵便受けや私書箱の活用です。

郵便局が設置する私書箱は、営業時間内に自分で受け取る仕組みのため、長期不在でも安心できます。

民間事業者が運営するレンタル郵便受けは都市部を中心に展開され、宅配便の受け取りにも対応するケースが多く、書類だけでなく小包も確実に受け取ることができるので、利便性は高いと言えます。

次に、近年導入が進むデジタル通知サービスを紹介します。

日本郵便の電子通知サービスは、郵便物の発送や到着を事前に知らせ、不在時でも内容を把握できる仕組みです。

このように、生活環境に合わせて複数のサービスを組み合わせれば、確実性と利便性を両立した郵便物管理が可能です。

まとめ

賃貸物件で長期不在になる場合は、日本郵便の「転居・転送サービス」を利用することで、郵便物を新住所へ確実に届けることができます。

手続きは窓口・ポスト・オンラインなどから選べ、本人確認や転送対象外の郵便物には注意が必要です。

さらに、私書箱や電子通知サービスを併用することで、不在時でも郵便物の管理をより安心・便利に行えます。